Son las áreas técnicas  responsables de gestionar técnicamente  según la normativa establecida, la documentación e información, que por trámite, ingresa o se genera en las dependencias municipales en el ejercicio de sus funciones específicas, y constituye patrimonio documental del MDMQ, facilitando la gestión institucional, transparencia, difusión, acceso a la documentación e información, y el servicio a la institución y al ciudadano.

Tipos de Unidades de Gestión Documental y Archivos

Observando estrictamente el ciclo de vida de la documentación oficial, son consideradas  Unidades de Gestión Documental y Archivo del Sistema las siguientes:

a) Archivos de Oficina o Gestión
b) Archivo Central de Dependencia
c) Archivo General Metropolitano
d) Archivo Intermedio Metropolitano
e) Archivo Histórico Metropolitano

Archivos de Oficina o de Gestión

Es el área técnica donde se recopila toda la documentación que es sometida a una continua utilización y consulta administrativa por las oficinas  productoras  u otras que las soliciten, es decir la misma oficina de gestión.

Se entiende como tal, el que se forma en la unidad productora de los documentos, este archivo corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos y en ella deben permanecer mientras dura la formación de los expedientes e incluso al terminar ésta.

Sus responsables serán directamente las secretarias o técnicos encargados de dicha unidad productora.

El período de permanencia del documento en ésta fase, no debe superar  un año

Archivos Centrales de Dependencia

Es el área técnica que agrupa la documentación activa, transferida desde los Archivos de Gestión de las Unidades Administrativas ubicadas en el mismo edificio de la dependencia, cuyo trámite ha concluido y su consulta no es tan frecuente pero que sigue teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

El Archivo Central de las dependencias brindará servicio directo a las instancias que son parte de la institución y al público en general, a través de repositorios de documentos especializados ubicados convenientemente en el edificio institucional.

Sus responsables serán directamente los técnicos de archivo, que trabajaran de forma coordinada con la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos.

El período de permanencia de la documentación en ésta fase del archivo es de hasta 5 años.

Archivo General Metropolitano

Es la unidad administrativa, dependiente de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, donde se transfiere documentación semi activa,  transferida desde los Archivos Centrales de cada dependencia, cuya consulta no es tan frecuente pero que sigue teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Sus responsables serán directamente los técnicos de archivo de  la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos.

El período de permanencia de la documentación en ésta fase del archivo es de hasta 15 años.

Archivo Intermedio Metropolitano

Es el área técnica dependiente de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, cuyo repositorio comprende la documentación inactiva procedente de los diferentes Archivos Centrales de Dependencia,  o la que se encuentre en el Archivo General Metropolitano.

Las series documentales que conforman este repositorio, son aquellas que por el tiempo transcurrido desde su creación, tienen menos uso por parte de las dependencias productoras y han ido perdiendo su valor legal, jurídico, fiscal, administrativo, económico, financiero, contable y que además requiere de procesos técnicos especiales.

El Archivo Intermedio estará físicamente separado de las dependencias productoras con el fin de garantizar la conservación de volúmenes elevados de documentación, lo que garantice la mayor economía de la entidad.

Sus responsables serán directamente los técnicos de archivo de  la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos.

El período de permanencia de la documentación en ésta fase del archivo es más de 15 años, período que puede alargarse o variar según la necesidad de la institución.

Archivo Histórico de la Ciudad de Quito

Es la unidad administrativa que se constituye con la  documentación semi activa e inactiva, con antigüedad superior a 30 años, previamente sometida a los estudios de valoración que determine, por sus valores históricos especialmente, la conservación permanente.

Sus responsables serán directamente los técnicos de archivo, que trabajaran bajo la supervisión de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos.

Gestionamos el mayor patrimonio de la ciudad, su memoria histórica

 

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