Para cada serie o subserie documental se constituirá una comisión que tendrá como principio fundamental el emprender un proceso de identificación, valoración y evaluación  de las series documentales generadas en los distintos órganos y organismos de la Municipalidad.

Esta Comisión estará integrada por los siguientes miembros, todos ellos con voz y voto:

  1. Director Metropolitano de Gestión Documental y Archivo o un delegado (Presidente)
  2. Cronista de la Ciudad o su delegado
  3. Delegado de Procuraduría.
  4. Delegado de Auditoría.
  5. Representante del Archivo de la Unidad generadora de la documentación en estudio (Secretario de la Comisión).

Funciones de la Comisión

Son funciones de la Comisión:

a) Valorar las distintas  series producidas por cada una de las unidades productoras del MDMQ a través de la elaboración de Tablas de valoración documental.
b) Elaborar las tablas que determinen el tiempo de conservación de los documentos.
c) Gestionar la aprobación de las tablas de plazos de conservación ante el Consejo Nacional de Archivos.
d) Elaborar un  calendario  en el que se dictamine el plazo de transferencia de la documentación desde cada una de las unidades productoras a los repositorios de Archivo General, Intermedio e Histórico. (Formato de transferencia documental), y presentar a la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, para su aprobación y aplicación.
e) Presentar las propuestas de conservación de las series documentales, así como para el acceso y consulta de los documentos de archivo, conforme a los criterios y procedimientos establecidos en las normas pertinentes, y presentarlos a la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos para su aprobación y aplicación.
f) Establecer propuestas para regularizar el proceso de selección y eliminación de documentos,  con el fin de identificar aquellas tipologías o series documentales  que es preciso conservar para el futuro en atención a los valores informativos y de testimonio, o que son de obligada conservación por ley, de aquellas que se pueden destruir una vez agotado su valor administrativo, legal, fiscal y técnico en la Municipalidad.
g) Calificar la documentación como confidencial o reservada producida en la institución, según lo dispuesto en la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
h) Determinar la eliminación o descarte de documentación, una vez que se haya agotado su valor administrativo, legal, fiscal y técnico en la Municipalidad.

Gestionamos el mayor patrimonio de la ciudad, su memoria histórica

 

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