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ACTUALIZACIÓN DIAGNÓSTICO SITUACIONAL  DE LA GESTIÓN  DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA EN EL MDMQ: (personal de archivo, fondos documentales, equipamiento arquitectónico y tecnológico, mobiliario, servicios y proyectos)

 

A fin de iniciar el proceso de levantamiento del “DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA EN EL MDMQ, dispuesto conforme Circular AG 040 de 25 de mayo de 2015, pongo en su conocimiento las siguientes directrices a seguir en cada dependencia en coordinación con los delegados de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos.

 I.ALCANCE DEL DIAGNÓSTICO:

 Por diagnóstico se entiende el proceso de identificación y evaluación del estado de un fondo documental, responsables, procesos, servicios desde el punto de vista de su organización archivística y de la conservación física de los documentos, así como de las áreas o lugares donde se alberga la documentación. 

Para realizar el diagnóstico se realizará el levantamiento y recopilación de la siguiente información:
a) Entidad y dependencia responsable de la producción de los distintos sub fondos documentales.
b) Estructura del sistema de gestión documental y archivos de las dependencias (archivos de oficina o gestión y central).
c) Personal responsable del manejo de documentos durante todo el ciclo vital (archivos de oficina o gestión y archivo central) y realidad de salud y seguridad ocupacional.
d) Identificación de sub fondos, series, sub series y tipos documentales.
e) Volumen de documentos administrados por las distintas dependencias y estado de conservación.
f) Panorama de riesgos y estado de salud ocupacional.
g) Situación de los servicios documentales
h) Situación de los proyectos y aplicaciones informáticas

 Este levantamiento se realizará mediante observación, recopilación de datos, entrevistas dirigidas y aplicación de cuestionarios y matrices a los responsables de las Unidades de Gestión Documental y Archivos y sus repositorios, para lo cual deberá definirse y delegar de forma oficial al responsable institucional.

II.ACTIVIDADES A REALIZAR:

 CONFORMACIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO

  1. Conformar el equipo de la institución, de mínimo 2 y máximo 5 funcionarias o funcionarios, de preferencia que participen en actividades afines a la gestión documental y archivos de oficina y de archivo central.
  2. Legalizar la conformación del equipo en el formato anexo.

Ver anexo 1. Equipos de trabajo levantamiento diagnóstico.

  1. Designar de forma oficial al delegado institucional de preferencia el responsable del Archivo Central de la dependencia,  para coordinar las actividades que se realizarán y garantizar el cumplimiento de la presente disposición, según los lineamientos emitidos por la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos. 
  2. Socializar con el grupo conformado la metodología y formularios que fueron mostrados en las Charlas Técnicas en las que participaron los delegados institucionales.
  3. Revisar el anexo 2 de la presente Circular, donde consta el Coordinador de la DMGDA, asignado a cada dependencia para efectos de sistematizar las asesorías y visitas técnicas necesarias.

Ver anexo 2: Distribución de grupos levantamiento diagnóstico

 

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN, VALIDACIÓN, REGISTRO Y APROBACIÓN.

  1. Levantar la información en cada una de las áreas que son parte del sistema de archivos institucional a partir de los formularios creados para el efecto. (incluye archivos de oficina o gestión y archivo central de dependencia). Los datos a ser cargados serán enviados al correo electrónico del delegado institucional en donde se desplegarán 7 formularios y sus respectivos enlaces.
  2. Ingresar en el enlace, imprimir y registrar los siguientes datos:

1. FICHA DE DIAGNÓSTICO DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS, SERVICIOS DOCUMENTALES, PROYECTOS Y APLICACIONES INFORMÁTICAS

 Levantar la información sobre la estructura del sistema de gestión documental y archivos a partir de los datos del Archivo Central de la dependencia, Intermedio o Histórico según corresponda.
 Levantar datos de ubicación, horarios de atención, contactos, número de personas que laboran en tareas afines a la gestión documental y archivística en toda la dependencia (incluye ventanilla de recepción y despacho documental, mensajeros y notificadores, responsables de archivos de oficina o gestión y responsables del archivo Central), servicios documentales que se prestan y proyectos en los cuales participa la Unidad.

2.1 FICHA DE DIAGNÓSTICO DE INFRAESTRUCTURA ARQUITECTÓNICA, EQUIPAMIENTO TECNOLÓGICO Y MOBILIARIO (OFICINAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS)

 Levantar la información relacionada a la infraestructura arquitectónica y equipamiento de la oficina de Archivo Central que considere los siguientes elementos:
o Accesibilidad, condiciones del estado constructivo, medidas correctivas de excesos climáticos.
o Elementos de seguridad
o Mobiliario
o Equipamiento tecnológico y arquitectónico.

2.2 FICHA DE DIAGNÓSTICO DE INFRAESTRUCTURA ARQUITECTÓNICA, EQUIPAMIENTO TECNOLÓGICO Y MOBILIARIO (REPOSITORIOS DE ARCHIVO)

 Levantar la información relacionada a la infraestructura arquitectónica y equipamiento de los repositorios de Archivo (áreas de almacenamiento) que considere los siguientes elementos: 

o Accesibilidad, condiciones del estado constructivo, medidas correctivas de excesos climáticos.
o Elementos de seguridad
o Mobiliario
o Equipamiento tecnológico y arquitectónico.

3. FICHA DE DIAGNÓSTICO DE PERSONAL RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA Y DATOS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

 Levantar la información relacionada al estado situacional del personal responsable del manejo y administración de documentos (incluye personal de ventanilla de recepción y despacho de documentos, notificadores, mensajeros, responsables de archivos de oficina o gestión y responsables de archivo central). La información levantada deberá estar acompañada de documentos de delegación de funciones y de ser el caso certificados médicos que validen la existencia de enfermedades para el tema de salud ocupacional.

 La información a levantar debe considerar los siguientes elementos:
o Datos personales
o Datos de identificación del puesto
o Datos de perfil profesional
o Datos de perfil académico, formación y capacitación
o Datos de seguridad y salud ocupacional

4. FICHA DE DIAGNÓSTICO DE LA NORMALIZACIÓN DE LOS PROCESOS DOCUMENTALES

Levantar la información relacionada al estado de normalización de los procesos de gestión documental y archivos tanto en las oficinas de archivo de gestión como en el archivo central.

 La información a levantar debe considera los siguientes elementos:
o Instrumento normativos que dispone la dependencia
o Procesos documentales que se realizan
o Porcentaje de aplicación de las normas en los distintos procesos:

5. FICHA DE DIAGNÓSTICO DE SERIES DOCUMENTALES

Levantar la información relacionada a la tipología de documentos que se genera en cada una de las unidades administrativas en función del tipo de trámites y servicios que prestan.

 La información a levantar debe considera los siguientes elementos:

o Tipo de documentos conforme la frecuencia de uso.
o Tipo de valores documentales.
o Tipología de trámites que se manejan en la dependencia.

6. FICHA DE DIAGNÓSTICO DEL ESTADO DE CONSERVACIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES

Levantar la información relacionada al estado de conservación de los fondos documentales.

 La información a levantar debe considerar los siguientes elementos:

o Tipo de documentos conforme la frecuencia de uso
o Tipo de valores documentales
o Tipología de trámites que se manejan en la dependencia.

3. Validar la información levantada. Para la validación de la información recabada por los responsables institucionales, los técnicos delegados de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos visitarán cada dependencia conforme los grupos y fechas señaladas en el anexo 2.

4. Registrar la información llevantada, verificada y validada en los formatos digitales enviados en los enlaces antes citados.

5. Imprimir los formatos con toda la información en ellos contenida.

6. Pulsar el botón enviar y los datos quedarán automáticamente registrados y guardados en la base.

7. Enviar oficialmente los formularios impresos a la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, debidamente firmados y sumillados por los responsables de captura, validación y aprobación de la información.

III. ASESORÍA TÉCNICA Y ACOMPAÑAMIENTO

Las matrices a utilizar serán enviadas directamente al correo electrónico del delegado institucional.

La Administración General, a través de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, realizará las visitas técnicas conforme programación establecida en el anexo 2.

De requerir apoyo adicional al recibido en las visitas, los responsables de cada dependencia deberán establecer comunicación inmediata con el técnico de la DMGDA designado para su dependencia.


IV. PLAZO DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN Y ENTREGA DE FORMULARIOS


Para garantizar el procesamiento de los datos recabados para el diagnóstico, se solicita que los responsables compilen los datos de cada dependencia hasta el día 30 de Junio de 2015; a partir del 1 de Julio los técnicos de la DMGDA visitarán las dependencias y validarán la información levantada previo a su envío oficial, en formato físico y digital hasta el día 17 de Julio de 2015.

V.ASESORÍA TÉCNICA Y ACOMPAÑAMIENTO

  • Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos

Técnicos:
Paola Jaramillo, Silvia Chávez, Ana Cristina Núñez, María de Lourdes Jiménez, Raúl Cevallos, Carlos Chicharrón, Yazmina Encalada, Paola Ortega, Edgar Gaona

Ubicación: Espejo Nro. Oe3-45 entre Venezuela y Guayaquil C.C. Pasaje Baca
1er piso, oficina N° 16
Teléfonos: 3952300 Ext. 16401 - 16406
E-mail:
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VI.CUMPLIMIENTO

Es importante recalcar la obligatoriedad de cumplir la presente disposición.

El acatamiento de la actividad permitirá recabar datos que darán a conocer la situación actual de la gestión documental y archivística en cada uno de los órganos y organismos municipales, establecer acciones a corto, mediano y largo plazo, dimensionando los recursos (humanos, económicos, técnicos, tecnológicos) para implantar el proyecto en mención.

 



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