• Son archivos los conjuntos orgánicos de documentos reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la gestión administrativa, la cultura y la investigación: CONTENIDO.
  • Son archivos las instituciones culturales dónde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriores los fondos documentales: CONTINENTE.

 

La organización del archivo dependerá de los siguientes parámetros:

  • Directrices Técnicas
  • Recursos Humanos
  • Espacios físicos de los archivos
  • Procesamiento de la información
  • Proceso y control de la documentación
  • Procesos documentales
  • Difusión y diseminación de la información
  • Acceso a la información y control
  • Preservación y conservación del patrimonio.

 

Tipos de Archivo según el Ciclo Vital de los Documentos

 

TIPOS DE UNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

TIPO DE ARCHIVO

ETAPA O EDAD DEL DOCUMENTO

VALOR DEL DOCUMENTO

PERÍODO DE PERMANENCIA EN EL ARCHIVO

LOCAL E INSTALACIONES

ARCHIVO DE OFICINA O DE GESTIÓN

PRIMERA ETAPA

VALOR PRIMARIO  (administrativo, fiscal, legal, jurídico e informativo)
VALOR SECUNDARIO  Valor testimonial, informativo, histórico

Máximo 1 año

Oficinas productoras cerca del funcionario responsable de su tramitación

Documento ACTIVO desde el punto de vista administrativo

Este período de tiempo puede variar dependiendo de la frecuencia de consulta

ARCHIVO CENTRAL DE DEPENDENCIA

SEGUNDA ETAPA

VALOR PRIMARIO  (administrativo, fiscal, legal, informativo)  +   VALOR SECUNDARIO  (valor testimonial, informativo, histórico)

5  años

Archivo Central de la dependencia

Documento SEMIACTIVO

Este período puede alargarse o variar según la necesidad de la institución.

ARCHIVO GENERAL METROPOLITANO E INTERMEDIO

SEGUNDA ETAPA

VALOR PRIMARIO Y SECUNDARIO (secundario preferentemente)

15 años

 

Archivo fuera de la dependencia

Documento SEMIACTIVO E INACTIVO

Puede alargarse con las debidas excepciones.

 

ARCHIVO METROPOLITANO DE HISTORIA

TERCERA ETAPA

VALOR SECUNDARIO            (valor testimonial, informativo, histórico, cultural)
Pierde otros valores

PERMANENTE

Archivo Histórico de la Institución
Edificio La Circasiana

Documento ACTIVO desde el punto de vista  histórico, de información e investigación.

 

 ¿Qué es un Archivo?

Papel Social de los Archivos

  • Servicio público a la institución productora de los documentos.
  • Servicio a los ciudadanos, porque los archivos son los garantes de sus derechos y obligaciones.
  • Ejemplo de transparencia administrativa porque los archivos somos un elemento esencial de los sistemas democráticos.
  • Fuente esencial para la investigación histórica: Los archivos son la memoria histórica de un país y por ende de la ciudad.

 

Recursos Indispensables en los Archivos

 

Medios económicos:

  • Necesidad de un presupuesto propio para el archivo considerado en la Planificación Operativa y de Contrataciones Anual.

 

Recursos Humanos:

  • Reconocimiento de la profesionalización del archivero.
  • Creación de comisiones inter institucionales con los servidores responsables de Archivos.
  • Formación y Capacitación del personal.

 

Medios técnicos:

  • Instalaciones y repositorios adecuados para sede de los archivos.
  • Equipamiento informático: Nuevas tecnologías.

 

Gestionamos el mayor patrimonio de la ciudad, su memoria histórica

 

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