• Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
  • "Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión, gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos": DOCUMENTO.
  • "Testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas": DOCUMENTO DE ARCHIVO.

 

Los documentos de archivo pueden tener distintos valores:

  • valor administrativo;
  • valor financiero;
  • valor fiscal;
  • valor legal;
  • valor informativo;
  • valor histórico.

 

Características de los Documentos

  • Origen orgánico: El documento se origina dentro de un proceso natural de una actividad administrativa.
  • Carácter seriado: El documento administrativo es el reflejo de una actividad que se prolonga a lo largo del tiempo.
  • Unicidad y originalidad: El documento de archivo es único y original, a diferencia de los ejemplares múltiples.

 

Atributos o Caracteres Externos de los Documentos

Clase: Es el medio por el que se transmite el lenguaje.

  • Escritura: documento textual.
  • Dibujo: Documento gráfico.
  • Imagen y sonido: Documento audiovisual.
  • Máquina: Documento informático.
  • Tipo: Número y disposición de los elementos informativos. La repetición en el tiempo del mismo tipo documental da lugar a la serie documental.

 

Soporte: Configuración física del documento. Ejemplos:

  • Papiro, Pergamino, Papel, Acetato de celulosa, Disquetes, CDS

 

Forma o tradición documental: Relación del documento con el hecho documentado:

  • Minutas
  • Originales
  • Copias

 

Soporte Documental

Medios en los cuales se contiene información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

 

Atributos o Caracteres Internos de los Documentos

  • Entidad productora o autor del documento: Persona natural o jurídica que lo ha producido:
    • Documentos públicos: Producidos por organismos públicos en el ejercicio de sus funciones.
    • Documentos privados: Producidos por personas naturales o jurídicas privadas.
  • Función administrativa que los genera, en virtud de una competencia o trámite administrativo.
  • Fecha y lugar de producción: Cronológica y tópica.
  • Contenido del documento: Asuntos, temas o negocios de los que trata.

 

Carácterísticas de los Documentos Contemporáneos

  • Aumento exponencial de información repetitiva: Tendencia acentuada a la producción de duplicados y originales múltiples.
  • Aumento progresivo de mecanización: Facilidad y abaratamiento de los sistemas de copia.
  • Diversidad de soportes documentales.
  • Necesidad de mantener el equilibrio entre la intimidad del individuo y el derecho a la información.
  • Necesidad de controlar grandes volúmenes de información, accesibles a la Administración y a los ciudadanos.
  • Necesidad de controlar y racionalizar el espacio físico.

Gestionamos el mayor patrimonio de la ciudad, su memoria histórica

 

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