La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de  formatos y documentos conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

La producción documental involucra las siguientes tareas

  1. Identificar el tipo de documento a elaborar según la necesidad.
  2. Seleccionar los medios de elaboración, registro, impresión, el tipo de soporte que requiere la producción del documento (papel, medio magnético, electrónico, otros) y el formato o tamaño.
  3. Elaboración del documento conforme formatos de uso general en la institución (notas internas, memorando, carta, circular, circular interna, circular externa, actas, convocatorias, informes etc).
    La elaboración considerará diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
  4. Producir el número de copias requeridas del documento elaborado en base a la necesidad de cada institución para imprimir o grabar.
    El número de copias sugerido de cada documento que se produzca en la dependencia es de 3 copias las mismas que tendrán los siguientes destinos.
    Copia 1:    Expediente
    Copia 2:    Archivo numérico
    Copia 3:    Entrega al destinatario
    Además etiquetar o elaborar el rótulo del sobre, carpeta, caja según el soporte y adjuntar los anexos.
  5. Distribuir y enviar el documento ya sea interno o externo aplicando los procedimientos establecidos por la institución.

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