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Por María de Lourdes Jiménez

Representantes de importantes instituciones estadounidenses visitarán el Archivo Histórico de la Ciudad este lunes.

Éste 28 de septiembre, el Archivo Metropolitano de Historia (AMH) en coordinación con la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos (DMGDA) recibirá la visita de una delegación de Archivistas Itinerantes (AA), pertenecientes a la Sociedad de Archiveros Norteamericanos y Latin American and Caribbean Cultural Heritage Archives Roundtable, organizaciones dedicadas al fomento de la cultura archivística y preservación del patrimonio documental, que en esta oportunidad visitarán la capital ecuatoriana para intercambiar experiencias profesionales con colaboradores locales y regionales.


La cita será este lunes a las 9 de la mañana, en un horizonte de alianzas estratégicas en lo que a academia se refiere, también con motivo de conocer la gestión desarrollada por el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito (MDMQ) en lo relacionado a la gestión archivística desplegada los últimos años en documentación histórica y de gestión por parte de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, dependencia que este pasado 5 de junio sumó 7 años de labor.


Parte de esta visita constituye un primer acercamiento a la cultura archivística del sector capitalino, que gestará un alcance mayor el día 29 de septiembre, durante el evento Ciclo de Conferencias “Los Archivos Históricos y la Valoración de las Fuentes Documentales”, evento organizado por la Administración General del MDMQ, a través de la DMGDA e Instituto de Capacitación Municipal (ICAM), en coordinación con la Pontificia Universidad Católica del Ecuador – Escuela de Ciencias Históricas. Este escenario, que pretende promover el intercambio de experiencias profesionales entre instituciones preponderantes en la materia archivística será gestado por destacados miembros estadounidenses de Archivistas Itinerantes (AA), como Natalie Baur, Becaria Fullbright – García Robles de la Universidad Autónoma de México, Ana Rodríguez de la Universidad de Florida, Samantha Winn del Instituto Politécnico de Virginia, entre otros; así como representantes locales de la PUCE y la intervención del Cronista de la Ciudad por el Archivo Metropolitano de Historia, entre otros.


La visita de la delegación estadounidense se extenderá hasta el día sábado 8 de octubre, y contempla también visitar importantes archivos nacionales, como el Archivo Cultural de Cañar, Archivo de la Asamblea Nacional, Archivo Universidad Central del Ecuador.

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Seguimos en la construcción del PLAN ESTRATÉGICO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA DEL MDMQ 2015-2025

Hoy 26 de junio de 2015, iniciamos el levantamiento y ACTUALIZACIÓN DIAGNÓSTICO SITUACIONAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA EN EL MDMQ

Por diagnóstico se entiende el proceso de identificación y evaluación del estado de un fondo documental, responsables, procesos, servicios desde el punto de vista de su organización archivística y de la conservación física de los documentos, así como de las áreas o lugares donde se alberga la documentación.
Para realizar el diagnóstico se realizará el levantamiento y recopilación de la siguiente información:
a) Entidad y dependencia responsable de la producción de los distintos sub fondos documentales.
b) Estructura del sistema de gestión documental y archivos de las dependencias (archivos de oficina o gestión, central).
c) Personal responsables del manejo de documentos durante todo el ciclo vital (archivos de oficina o gestión, archivo central) y situación de salud ocupacional.
d) Identificación de sub fondos, series, sub series y tipos documentales.
e) Volumen de documentos administrados por las distintas dependencias y estado de conservación.
f) Panorama de riesgos y estado de salud ocupacional.
g) Situación de los servicios documentales
h) Situación de los proyectos y aplicaciones informáticas

Esta recolección se realizará mediante observación, recopilación de datos, entrevistas dirigidas y aplicación de cuestionarios y matrices a los responsables de las Unidades de Gestión Documental y Archivos y sus repositorios, para lo cual deberá definirse y delegar de forma oficial al responsable institucional quién recibirá la asesoría y acompañamiento permanente de los técnicos de la Dirección.

Para garantizar la adecuada sistematización de la información requerida para el diagnóstico, se solicita que los responsables recopilen la información de cada dependencia en los formatos creados para el efecto hasta el día 30 de Junio de 2015.

A partir del 1 de Julio los técnicos de la Dirección visitarán las dependencias y validarán la información levantada previo a su envío oficial.

Una vez que la información haya sido validada se solicita que los formularios de diagnóstico sean enviados oficialmente a la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos en formato físico y digital en el aplicativo creado para el efecto hasta el día 31 de Julio de 2015.

¡Juntos gestionado el mayor patrimonio que tiene la ciudad SU MEMORIA HISTÓRICA!

 

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Para conmemorar sus años de existencia la DMGDA impartió una jornada de charlas técnicas.

“Archivos: La Planificación de la Función Archivística” se denominó al taller dictado el martes 9 de Junio de 2015 en el Auditorio Hugo del Centro Cultural Metropolitano. El evento contó con 100 participantes y tuvo una duración de 6 horas.

El programa incluyó a 5 expositores nacionales e internacionales: Joaquín Borras (España), Jorge Pabón (Ecuador), Mary Caleño (Ecuador), Oscar Moreno (Ecuador), César Ortega (Ecuador).

En el seminario se dictó conceptos, aspectos a considerar y metodologías de regulación planificación archivística dentro del modelo de gestión documental y archivos establecidos en el MDMQ.

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La Administración General a través de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, a fin de adoptar las medidas conducentes para garantizar el Acceso a la Información Pública dispuesto en el Art. 12 de la LOTAIP, emitió mediante Circular 1129 del 8 de abril de 2013 para conocimiento y difusión de todos los órganos y organismos del MDMQ el "Instructivo que regula el Acceso a la Información y consulta de archivos del MDMQ" el cual se encuentra disponible en:

http://intranet/AdmGeneral/DriGestionDocumental/DespachoDir/LOTAIPACCESO%20A%20LA%20INFORMACIN%20PBLICA%20EN%20EL%20MDMQ/Forms/AllItems.aspx

En este enlace encontrará los formularios e instructivos correspondientes o puede descargalos aquí: 

Circular 0014. Reporte anual LOTAIP Art. 12 Literales b) y c): Detalle de las solicitudes de acceso a la información e informe sobre el listado índice de información reservada

Formato Reporte Literal B Art. 12 LOTAIP

Recuerde enviar el reporte solicitado hasta el día 18 de marzo de 2015 a la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos.

La Alcaldía Metropolitana a través de la Secretaría de Ambiente, Administración General y demás dependencias competentes, en el marco del PROGRAMA DE BUENAS PRÁCTICAS AMBIENTALES CASA ADENTRO, actividad ORDENA TU ARCHIVO, tienen el agrado de invitar a usted al evento JORNADAS DE SOCIALIZACIÓN "HACIA LA CONSTRUCCIÓN DEL SISTEMA METROPOLITANO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DEL MDMQ" mismo que se desarrollará el día jueves 16 de octubre de 2014 en el Auditorio Hugo Alemán del Centro Cultural Metropolitano.

Para realizar la inscripción al evento puede ingresar al Portal de inscripción: 
http://archivos.quito.gob.ec/index.php/eventos

Mayor información en DIRECCIÓN METROPOLITANA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS

Espejo Oe-3-45 entre Venezuela y Guayaquil, CC Pasaje Baca
Paola Jaramillo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
María Lourdes Jiménez Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Teléfonos: 02-3952300 Ext. 16403
Portal de inscripción: http://archivos.quito.gob.ec/

Cabe recalcar que en el acto de clausura del evento se realizará la entrega de reconocimientos a todos los actores de cada dependencia municipal que han participado en la campaña por parte de las máximas autoridades, razón por la cual es indispensable tu participación como delegado institucional.

Vamos a todos juntos a gestionar de la forma más responsable el mayor patrimonio que tiene nuestra querida Ciudad “SU MEMORIA HISTÓRICA”.

Modernizamos la gestión documental para la preservación de nuestra historia

 

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