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Norma-tecnica-intranet

El GAD del Distrito Metropolitano de Quito, ha emprendido acciones tendientes a modernizar la administración y gestión de los archivos; con el fin de garantizar la eficiencia en los procesos administrativos y el libre acceso ciudadano a la información, salvo las excepciones establecidas por la ley.

Considerando que es necesaria la implementación de un Sistema de Gestión Documental y Archivos, que establezca criterios técnicos unificados en materia de administración de documentos en el GAD DMQ, la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, órgano rector de los Archivos Municipales, en coordinación con las distintas dependencias del GAD DMQ tiene como función organizar, modernizar y gestionar técnicamente la documentación e información, que por trámite, ingresa o se genera en la institución durante el ejercicio de sus funciones específicas y constituye el patrimonio documental de la Ciudad; facilitando la gestión institucional, la transparencia, la difusión, el acceso a la documentación e información, el servicio a la institución y al ciudadano.

En este escenario se ha desarrollado la “NORMA TÉCNICA QUE REGULA EL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS DE LOS ÓRGANOS Y ORGANISMOS DEL GAD DMQ”, instrumento técnico normativo de la gestión institucional que tiene como objetivo normar los diversos temas relacionados con la gestión documental y archivos: estructura, funciones, elementos, objetivos, procedimientos, indicadores de gestión, planificación, asuntos constructivos y locativos, definición de proyectos, etc.

La presente norma técnica pretende dinamizar las funciones, actividades y tareas específicas que compete a los encargados del manejo de documentos y archivos, determinando sus deberes, responsabilidades y obligaciones para los que han sido delegados; ya que es indispensable que se utilice un método ordenado y lógico para administrar, conservar, custodiar y difundir con facilidad la documentación existente generada en el ejercicio de las competencias de cada dependencia municipal.

Además, servirá como instrumento de información y consulta, el cual ha sido elaborado de acuerdo con los lineamientos señalados por la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos.

Descargar 

Norma técnica que regula el Sistema Integral de Gestión Documental y Archivos GAD DMQ

Anexos:

ANEXO 1: DMGDA-NT-A-2019-001 GLOSARIO TÉCNICO

ANEXO 2: DMGDA-NT-A-2019-002 ESTRUCTURA DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS

ANEXO 3: DMGDA-NT-A-2019-003 FORMATOS DE TIPOLOGÍA DE DOCUMENTOS DE USO COMÚN.

ANEXO 4: DMGDA-NT-A-2019-004 FORMATO DE REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL: DOCUMENTOS INTERNOS (a)

                                                  FORMATO DE REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL: DOCUMENTOS INTERNOS, DOCUMENTOS EXTERNOS (b)

ANEXO 5: DMGDA-NT-A-2019-005 FORMATOS DE SELLOS INSTITUCIONALES

ANEXO 6: DMGDA-NT-A-2019-006 FORMATO DE REGISTRO, RECEPCIÓN Y CONTROL DOCUMENTAL

ANEXO 7: DMGDA-NT-A-2019-007 FORMATO DE SOLICITUD DE ASISTENCIA TÉCNICA.

ANEXO 8: DMGDA-NT-A-2019-008 LISTADO DE RESPONSABLES-IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

ANEXO 9: DMGDA-NT-A-2019-009 HOJA DE RUTA PROCESO IDENTIFICACIÓN DE SERIES

ANEXO 10: DMGDA-NT-A-2019-010 FORMATO DE IDENTIFICACIÓN DOCUMENTAL.

ANEXO 11: DMGDA-NT-A-2019-011 FICHA ELECTRÓNICA IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

ANEXO 12: DMGDA-NT-A-2019-012 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA SERIES COMUNES

ANEXO 13: DMGDA-NT-A-2019-013 FORMATO DE ROTULACIÓN FOLDER O CONTENEDORES

ANEXO 14: DMGDA-NT-A-2019-014 FORMATO DE DESCRIPCIÓN DE SERIES DOCUMENTALES

ANEXO 15: DMGDA-NT-A-2019-015 CUADRO DE CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO

ANEXO 16: DMGDA-NT-A-2019-016 ROTULACIÓN DE CAJAS DE RESGUARDO L15

                                                     ROTULACIÓN DE CAJAS DE RESGUARDO L3

                                                     ROTULACIÓN DE CAJAS DE RESGUARDO L4

                                                     ROTULACIÓN DE CAJAS DE RESGUARDO L8

                                                     ROTULACIÓN DE CAJAS DE RESGUARDO FOLDER

ANEXO 17: DMGDA-NT-A-2019-017 LISTADO DE RESPONSABLES INVENTARIO DOCUMENTAL

ANEXO 18: DMGDA-NT-A-2018-018 HOJA DE RUTA PROCESO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

ANEXO 19: DMGDA-NT-A-2019-019 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

ANEXO 20: DMGDA-NT-A-2019-020 FICHA ELECTRÓNICA DE REGISTRO EN APLICATIVO INFORMÁTICO.

ANEXO 21: DMGDA-NT-A-2019-021 FORMATO DE REGISTRO Y CONTROL AMBIENTAL EN ARCHIVOS

ANEXO 22: DMGDA-NT-A-2019-022 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y/O CONSERVACIÓN DOCUMENTAL.

ANEXO 23: DMGDA-NT-A-2019-023 ACTA ENTREGA RECEPCIÓN DOCUMENTAL

                                                    FORMATO DE ACTA ENTREGA-RECEPCIÓN

ANEXO 24: DMGDA-NT-A-2019-024 ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.

ANEXO 25: DMGDA-NT-A-2019-025 FORMATO DE SOLICITUD DE ACCESO A DOCUMENTOS

ANEXO 26: DMGDA-NT-A-2019-026 FORMATO DE CONTROL DE PRESTAMO DE DOCUMENTOS.

ANEXO 27: DMGDA-NT-A-2019-027 FORMATO AUXILIAR DE CERTIFICACIÓN

ANEXO 28: DMGDA-NT-A-2019-028 FORMATO DE RAZÓN DE CERTIFICACIÓN.

ANEXO 29: DMGDA-NT-A-2019-029 TABLA DE INDICADORES DE GESTIÓN.

 

 

 

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