Nivel: Operativo

Subordinada de: Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos.

Tipo de Archivos:

  • Archivos de Oficina o Gestión.  
  • Archivos Centrales de dependencia.
  • Archivos Intermedios
  • Archivo General Metropolitano.
  • Archivo Histórico de la Ciudad.

 

Misión

Gestionar técnicamente según la normativa establecida, la documentación e información, que por trámite, ingresa o se genera en las dependencias municipales en el ejercicio de sus funciones específicas, y constituye patrimonio documental del MDMQ, facilitando la gestión institucional, transparencia, difusión, acceso a la documentación e información y el servicio a la institución y al ciudadano.

Funciones Específicas

Las funciones específicas son de tres tipos:

Análisis documental:

  1. Aplicar la normativa técnica en  los procesos de gestión documental  y archivo (Producción documental, recepción, registro y control, distribución, análisis documental, automatización, digitalización) y  servicio en la dependencia.
  2. Levantar información para la conformación adecuada de los expedientes, sub series y series documentales que se generan en la dependencia.
  3. Concentrar los expedientes o volúmenes resultantes de la tramitación, formar y ordenar las series y sub series documentales conforme a las competencias y funciones de la dependencia.
  4. Analizar y procesar la información contenida en los expedientes en forma normalizada, a través de la utilización de herramientas técnicas de manejo documental elaboradas por la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos.
  5. Escanear la documentación que se estime de alta utilización en la dependencia o aquella considerada como documentos vitales.
  6. Ingresar datos de la información contenida en los expedientes, en las bases de datos o gestor de conocimientos e información.
  7. Mantener el inventario de documentación de la dependencia en forma diaria.
  8. Transferir las series documentales inventariadas al Archivo Central, General, Intermedio o Histórico Metropolitano, según lo que establece las tablas de retención documental elaboradas por la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, haciendo uso de los formatos y herramientas técnicas diseñadas para el proceso.

Tratamiento físico documental:

  1. Aplicar la normativa técnica en  los procesos de archivo (Tratamiento físico, almacenamiento, conservación, preservación, transferencia, descarte) en la dependencia.
  2. Desglosar, foliar y ordenar expedientes.
  3. Almacenar, etiquetar e intercalar documentos.
  4. Impedir la dispersión y eliminación de documentos vitales
  5. Preparar las transferencias documentales de acuerdo a la norma vigente.
  6. Ejecutar en coordinación con la DMGDA, la realización de acciones de preservación, rescate y recuperación de documentación acumulada que no fue procesada adecuadamente y constituye patrimonio documental institucional por sus valores.

Servicios documentales y de difusión:

  1. Receptar y registrar  la documentación para el trámite en la dependencia.
  2. Distribuir y controlar la documentación receptada en cada una de las unidades administrativas de la dependencia.
  3. Despachar y en los casos que amerite realizar el proceso legal de notificación de los actos resolutivos de la dependencia, una vez que ha culminado el trámite.
  4. Entregar de forma oportuna los documentos necesarios para la certificación de actos administrativos y normativos expedidos por la institución, y para dar contestación a las solicitudes de documentación e información provenientes de los usuarios internos o externos.
  5. Proporcionar servicios de documentación e información (atención al público, información y referencia documental, préstamos, reproducción documental) por niveles de necesidades de los usuarios internos y externos.
  6. Atender las solicitudes de acceso a la información pública
  7. Elaborar informes estadísticos de servicios documentales y atención al usuario interno.

Gestionamos el mayor patrimonio de la ciudad, su memoria histórica

 

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