Nivel: Operativo

Subordinada de: Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos.

Misión

Coordinar, acompañar y supervisar actividades de análisis y operación de planes, programas y proyectos de modernización de las Unidades de Gestión Documental  y Archivos Municipales, para la implantación del Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos.

Funciones

  1. Coordinar las acciones tendientes para la implantación del Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos.
  2. Coordinar la implantación de la  normativa jurídica y técnica que regule los procesos de gestión documental y servicio en los Archivos Municipales. (Recepción, registro, distribución, despacho, análisis documental, automatización, digitalización, tratamiento físico, almacenamiento, conservación, preservación, transferencia y expurgo)
  3. Socializar la normativa jurídica y técnica a través de la inducción  y el acompañamiento continuo los responsables de las Unidades de Gestión Documental  y Archivos Municipales.
  4. Sistematizar y articular las Unidades de Gestión Documental y Archivo que son parte del SMGDA.
  5. Organizar, dirigir y acompañar los planes, programas y proyectos de modernización de los archivos municipales.
  6. Participar en la planificación de los recursos humanos, económicos, técnicos y tecnológicos necesarios para el desarrollo de las Unidades de Gestión Documental  y Archivos  que son parte del SMGDA, en coordinación con las Dependencias Municipales.
  7. Coordinar con las instancias competentes la ejecución de  planes de formación y capacitación, con el fin de garantizar el desarrollo de conocimientos, habilidades, destrezas y valores del talento humano que opera en las Unidades de Gestión Documental  y Archivos Municipales.
  8. Gestionar la entrega de productos y servicios de documentación e información en las Unidades de Gestión Documental y Archivos Municipales.
  9. Monitorear la aplicación de un sistema único de trámites y gestión documental que facilite la gestión institucional y permita la presentación de estadísticas de servicios de documentación e información.
  10. Coordinar acciones que garanticen la prestación de servicios de documentación e información por niveles de necesidades de los usuarios internos y externos a través de la aplicación de tecnologías de la información y comunicación.
  11. Coordinar acciones oportunas para la buena gestión de los Archivos Municipales, y potenciar una fluida comunicación, para facilitar el funcionamiento del SMGDA.

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