Conceptualización Archivística

Acta

Documento final como resultado de una actividad específica donde quedan consignadas decisiones importantes.

Administración de archivos

Es un conjunto de principios, métodos y procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y funcionamiento de los Archivos. Es función archivística la gestión de expedientes o documentos desde su elaboración hasta la eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital.

Almacenamiento de documentos

Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Archivadores

Consiste en un mueble formado por dos o más cajones en donde se colocan las carpetas colgantes o las fichas, unidos al puesto de trabajo o como unidades independientes. Su principal ventaja es la posibilidad de colocar los visores horizontalmente, lo que facilita la localización de las carpetas.

Archivística

Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

Archivo

Se define archivo al acervo o conjunto de documentos generados o reunidos y guardados por una persona o una entidad pública o privada. Los documentos que constituyen un archivo pueden estar en cualquier medio o soporte de registro de la información, como el papel, las cintas magnetofónicas o discos ópticos, entre otros, que forman diferentes tipos de archivos, por ejemplo archivos audiovisuales, fílmicos, sonoros, fotográficos o informáticos.

Archivo Central

Unidad administrativa donde se agrupan los expedientes transferidos por los distintos archivos de oficina o gestión, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por los funcionarios y los particulares en general.

Archivo de Expedientes

Es el conjunto de expedientes organizados conforme a un método o métodos que integran una fuente de información útil para la planeación de acciones, toma de decisiones, consulta e investigaciones.

Carátula

Es la portada o cubierta que se pone sobre una carpeta (expediente) en la que consta toda la información tendiente a su individualización, dependencia, nombres del funcionario asignado a la investigación, etc.

Carpeta

Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación (folder).

Ciclo vital de los expedientes

Sucesión de etapas en la vida de un expediente, desde su creación hasta su destrucción o transferencia a archivos.

Clasificación documental

Fase del proceso de organización, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Codificación

Es el proceso por el cual la información de una fuente es convertida en símbolos para ser comunicada. En otras palabras, es la aplicación de las reglas de un código.

Código

Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Consulta de documentos

Acceso a un documento o expediente con el fin de conocer la información que contienen.

Copia

Reproducción exacta de un documento.

Copia autenticada

Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

Cuerpo

Es cada una de las carpetas o legajos de cien hojas que conforman el expediente.

Custodia de documentos

Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.

Depuración

Es la técnica de selección documental que consiste en identificar y separar de los expedientes los documentos que pueden eliminarse por su irrelevancia, los cuales no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.).

Descripción documental

Es una fase del proceso de organización documental que consiste en elaborar instrumentos auxiliares descriptivos que permitan conocer, localizar y controlar las series documentales.

El inventario es una herramienta descriptiva necesaria en toda transferencia documental donde se registran las series documentales producidas y recibidas por cada unidad orgánica en cumplimiento de sus funciones.

Desglose

Desde una óptica jurídica desglosar significa retirar alguna pieza del expediente a petición de parte de algún documento, dejando testimonio del mismo. (Copia certificada).

Deterioro

Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

Digitalización

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Documento

De una forma genérica se pueden definir un documento como “información fijada en un soporte”. Esta definición, aunque muy general, incluye los dos elementos constitutivos de cualquier documento: uno interno, la información, el contenido del documento, y el otro, el soporte, el medio por el que se transmite y fija ese contenido.

Lo constituye la información inscrita en cualquier medio material (papel, cintas magnéticas, entre otros) y forma (imágenes, texto, diagramas, dibujos, figuras). Un documento lo es tanto un acta como un gravado, una carta, un mapa o un mensaje electrónico, con independencia de su lenguaje y soporte material.

Documento activo

Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.

Documento de archivo

Registro de información producida o recibida por una entidad o persona en razón de sus actividades o funciones, que tienen valor administrativo o legal, científico, histórico, cultural y debe ser objeto de conservación.

Documento electrónico de archivo

Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento inactivo

Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

Documento original

Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Duplicado

Segundo ejemplar o repetido del mismo tenor literal que el primero. Puede ser simple o autenticado.

Eliminación Documental

Consiste en seleccionar documentación para dar de baja, con las debidas formalidades, los expedientes o documentos de asuntos concluidos, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Estantería

Mueble con entrepaños o bandejas para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación. Permiten el acceso directo a los documentos o expedientes tanto visual como manualmente.

Evaluación

Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos previstos, posibilitando la determinación de las posibles desviaciones y la adopción de medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas.

Expediente

Conjunto de documentos, actas, informes, diligencias producidas por los sujetos intervinientes en el proceso y demás actuaciones procesales realizadas en la investigación, organizadas y agrupados bajo un mismo número, ordenados secuencialmente, debidamente foliadas y provistas de una carátula destinada a su individualización.

Foliación

La foliación es el procedimiento por el cual se numeran los documentos que componen un expediente organizado de acuerdo con el orden original (cronológico) con el fin de facilitar su control, consulta, ordenación y transferencia. El expediente se debe numerar de (1 Uno) en adelante, en números y letras en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.

Foliar

Acción de numerar foja,  en números y letras.

Folio

Se define como la “hoja de libro, cuaderno o expediente, al que corresponden dos páginas”. La hoja o folio se divide en dos caras: folio recto o primera cara (anterior) y a la cual se aplica exclusivamente la numeración, y folio verso o vuelto (posterior) o segunda cara, que no se numera. Si el expediente contiene documentos que por su tamaño se encuentren doblados, como planos, a éstos se asigna un solo número de folio. Los folios que no contengan información en ninguna de sus caras, es decir completamente en blanco y que estén sueltos deben extraerse del expediente. Los que estén cosidos o adheridos al legajo, “no deben separarse ni foliarse”.

Fondo documental

Conjunto total de documentos o archivos reunidos por una institución en el ejercicio de sus actividades y funciones.

Función archivística

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gavetas

Cajón corredizo de un mueble.

Gestión documental

La gestión documental comprende el conjunto de actividades tanto administrativas como técnicas, orientadas al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación que la entidad genera o recibe, en desarrollo de su misión y funciones, desde el momento en el que se origina para efectos de trámite de algún asunto hasta su destino final (conservación, eliminación o selección y reproducción), todo esto con el fin de facilitar la consulta, uso y conservación de los documentos de archivo.

Grapa

Pinza de metal cuyos extremos se incrustan para unir papeles o sujetarlos, (engrapar) acción de sujetar papeles con grapas.

Inventario

Registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes o documentos que existen en un archivo. Los inventarios también se utilizan en los archivos para realizar las transferencias al Archivo Central, facilitando al funcionario responsable del archivo su entrega oportuna y organizada. Los inventarios son obligatorios para los funcionarios cuando estos se desvinculan de sus funciones titulares, con ello se asegura el control de los expedientes en las diferentes fases del archivo.

Inventario documental

El inventario documental es el instrumento archivístico que siguiendo la organización de las series documentales describe de manera sistemática y detallada de las unidades documentales de un fondo. Los inventarios pueden ser esquemáticos, generales, analíticos o preliminares. Constituyen una herramienta fundamental para acceder a la información del archivo de una Entidad, son de rápida y fácil elaboración y dan cuenta de la totalidad del archivo en sus aspectos esenciales: fuentes documentales, unidades de conservación, número de folios, soporte documental, elementos del expediente, ubicación de los expedientes en el depósito de archivo, número total de unidades documentales de una serie, una dependencia o un asunto y estado de conservación de los documentos.  Los inventarios se utilizan en los archivos de gestión para realizar las transferencias al Archivo Central.

Legajo

Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

Microfilmación

Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Normalización archivística

Conjunto de reglas, disposiciones, normas orientadas a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.

Ordenación documental

Ubicación física de los documentos o expedientes dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

Organización de archivos

Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Organización documental

La organización de documentos archivísticos, consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones o procedimientos orientados a la clasificación, la ordenación y la signatura o codificación de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original.
Es la forma como se disponen los documentos para su localización y recuperación inmediata de la información.

La Organización Documental comprende: La Clasificación, el Ordenamiento y la Signatura
En la clasificación se identificarán las series documentales y se establecerán criterios uniformes.
Entiéndase por serie documental al conjunto de documentos que tienen características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad.

El ordenamiento de las series documentales se efectuará aplicando el sistema más conveniente para la institución (numérico, cronológico, alfabético o una combinación de ellos).

Original

Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

Patrimonio Documental

Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural, intangible.

Pestaña

Proyección que sobresale de los bordes superiores de las carpetas.

Recepción de documentos

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Registro de ingreso de documentos

Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

Sección documental

Conjunto de documentos procedente de una unidad orgánica o división administrativa importante, que tiene una estructura, funciones y fines conocidos y su cumplimiento determina las series documentales.

Selección documental

Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.

Serie documental

Está constituida por los documentos producidos o recibidos de una oficina o unidad orgánica en cumplimiento en sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son archivados, conservados, utilizados, valorados, transferidos o eliminados como unidad.

Signación

Signar un documento es un procedimiento en la que se determina un CÓDIGO que identifique en forma precisa y breve las secciones (unidades orgánicas) y las series documentales. La Signatura consiste en asignar símbolos particulares a los documentos para su identificación. Dichos símbolos reemplazan a los nombres o títulos, representándolos, lo que permite su inmediata localización.

El código se estructura en base a letras, números o la combinación de ambos. De esta manera se tiene una identificación alfabética, numérica o alfa-numérica.

Sistema de Archivos

Se entiende al conjunto ordenado de normas, medios, procedimientos y gestión con que se protegen y difunde información o contenido de documentos.

Soporte Documental

Medios materiales en los cuales se contiene la información los cuales pueden ser: papel, audiovisual, magnético y digital.

Tipo documental

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Transferencia documental

Remisión de los expedientes del archivo de Fiscal al Archivo Central.

Unidad de conservación

Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación.
Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

Valor histórico

Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información.

Valor jurídico o legal

Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario

Cualidad atribuida a aquellos documentos que por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valoración documental

Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

Gestionamos el mayor patrimonio de la ciudad, su memoria histórica

 

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