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Hoy 8 de septiembre, la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos desarrollará la Capacitación "Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos - Principios Básicos de Archivo y Gestión Documental" dirigido al personal responsable de archivo de la Policía Metropolitana. 

Buscamos el ordenamiento integral de la gestión documental municipal. 

(Redacción en proceso)

Policia-Metropolitana-cap

 

Policia-Metropolitana-Quito

3-septiembre

Como inicio de campaña, conforme el horario de trabajo de esta semana, hoy miércoles 3 de septiembre a partir de las 9h30 todos ordenaremos nuestros archivos cumpliendo las siguientes actividades:


ACTIVIDAD: Ordena tu ARCHIVO

HORA: 9H30 a 10H30

ACTORES: Todos los servidores municipales del MDMQ

-ORDENAR LOS ARCHIVOS DE OFICINA-PUESTOS DE TRABAJO:

Separar documentos oficiales de los no oficiales
Clasificación y ordenamiento de la documentación, separando lo que corresponde a documentación que está en proceso de trámite de aquella documentación ya tramitada para transferirla al Archivo Central de tu dependencia.
Ordenar los documentos pendientes de trámite de forma cronológica.
Revisar el estado de los trámites asignados a través del sistema de gestión GDOC o similares (pendiente, en proceso, finalizado)
Gestionar los trámites pendientes y actualizar el registro en el sistema.

 

ACTIVIDAD: Ordena el ARCHIVO CENTRAL de tu dependencia

HORA: 9H30 a 18H00

ACTORES: Equipo BPA de Archivos

-ORDENAR LOS ARCHIVOS CENTRALES DE DEPENDENCIA:

Limpieza y adecuación física, liberación de espacios, ordenamiento, conformación de expedientes, almacenamiento, rotulación, foliación, inventario y recibir transferencias documentales.

Durante todo el mes de Septiembre, coordinadores de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental realizarán recorridos a fin de apoyar y brindar el asesoramiento necesario para cumplir esta actividad de ordenamiento de nuestros archivos.

Para mayor información sobre la campaña Buenas Prácticas Ambientales ORDENA TU ARCHIVO, visita nuestros sitios en la red, donde encontrarás el plan de trabajo de la campaña, las actividades a realizar, fotografías, infografías, normativa y formatos de trabajo.

- Sitio de Intranet: Buenas Prácticas Ambientales
http://intranet/AdmGeneral/DriGestionDocumental/BuenasPracticas/default.as

- Sitio web de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos
http://archivos.quito.gob.ec/index.php/buenas-practicas

- Facebook:
Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos
https://www.facebook.com/pages/Direcci%C3%B3n-Metropolitana-de-Gesti%C3%B3n-Documental-y-Archivos/526782214060573?ref=hl

O envíanos un correo electrónico para compartir información, fotografías e inquietudes sobre esta tarea:
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También se encuentran habilitadas nuestras líneas telefónicas: PBX: 3952300 Ext. 16402 al 16406 - 2583833., así como nuestro grupo en Whatsapp, Campaña Casa Adentro administrado por Xavier Jarrin (0984580106) de la Secretaría de Ambiente.

Vamos a todos juntos a gestionar de la forma más responsable el mayor patrimonio que tiene nuestra querida Ciudad “SU MEMORIA HISTÓRICA”.

Ordena-tu-archivo-3-sept

Este 3 de septiembre los funcionarios municipales tendrán un espacio para ordenar sus archivos de gestión y el archivo central de su dependencia. Las actividades de este hito se concentran en: 

 

1. Conformación del Equipo BPA de Archivo

Hasta el 29 de septiembre, cada dependencia deberá conformar un equipo de 6 personas, el cual será dirigido por el Líder de Equipo: delegado de Buenas Prácticas o responsable de Archivo de la dependencia.  Se sugiere que los participantes de esta actividad sean servidores que manejen alto o mediano volumen de documentación a fin de que pueden desarrollar las actividades previstas para esta etapa de Ordena tu archivo.

Un equipo de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos se encargará de brindar el soporte y apoyo técnico a fin de guiar a los equipos de cada institución en cada parte del proceso. 

Hito de la actividad: Foto de todo el Equipo BPA de Archivo. Fecha máxima de envío de la foto: Viernes 29 de Agosto. 

 

2. Ordena tu Archivo y documentos oficiales de los puestos de trabajo

El miércoles 3 de septiembre, se desarrollarán dos actividades de manera simultánea:  

- 3 DE SEPTIEMBRE DE 2014 - 09H30 A 18H00 - EQUIPO BPA DE ARCHIVOS

Por un lado, el Equipo BPA liderado por el delegado de Archivos, realizarán actividades de limpieza, liberación de espacio, orden y clasificación de archivos durante toda la jornada de trabajo. 

Indicador de la actvidad: Liberar y optimizar espacios en los archivos de la Institución - Metros lineales de espacio liberado

- 3 DE SEPTIEMBRE DE 2014 - 9H30 A 10H30 - TODOS/AS LOS/AS FUNCIONARIOS/AS

En tanto, todos/as los/as funcionarios/as participarán en la actividad “Ordena tu puesto de trabajo – Documentos oficiales” que corresponde a un espacio para ordenar y de ser el caso, enviar al Archivo, los documentos oficiales que estén en nuestro escritorio. 

Indicador de la actividad: Ordena tu puesto de trabajo – Documentos oficiales Número de documentos oficiales entregados para archivarse

MLJR

Ordena-tu-archivo

Del 3 al 30 de septiembre, el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito desarrollará la actividad ordena tu archivo, hito que tiene como fin realizar el ordenamiento, adecuación y mejora de la administración de las unidades de gestión documental y archivos, así como los archivos físicos y digitales de cada funcionario de la institución. 

Esta actividad es impulsada por la Secretaría de Ambiente a través del Programa Buenas Prácticas Ambientales, y la Administración General, mediante la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos. 

El pasado 25 de agosto se llevó acabo el primer hito de esta actividad: la socialización directa con los delegados de cada dependencia. A través de la capacitación del personal, los líderes de grupo de Ordena tu archivo deberán conformar su equipo de trabajo.

Por su parte, la coordinación directa y apoyo constante será brindado por los coordinadores de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y archivos a fin de brindar el seguimiento adecuado al proceso y lograr cumplir las 10 etapas de trabajo que involucra el ordenamiento del archivo central de cada dependencia.

Las etapas del proceso de ordenamiento técnico de archivos contempla: 

1. Limpieza y adecuación física

2. Organización

3. Conformación de expedientes

4. Clasificación

5. Almacenamiento

6. Rotulación

7. Ordenamiento

8. Foliación

9. Inventario 

10 Transferencia 

Los líderes de grupo podrán solicitar apoyo técnico al personal especializado de la DMGDA a través de los diversos formatos que ya estan siendo difundidos vía intranet, internet, redes sociales, correo institucional.

 

Modernizamos la gestión documental para la preservación de nuestra historia

 

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